La política de privacidad de un sitio web o aplicación es el documento mediante el cual se le informa a sus usuarios los datos personales que serán recolectados y la forma en que serán usados, así como los derechos que tiene frente a tales datos. En Colombia la ley establece el deber de informar a los usuarios la forma en que serán tratados los datos personales que proporcionen a cualquier persona, ya sea natural o jurídica (empresas, sociedades, fundaciones, entidades, etc).

Otras políticas que incluye este documento aparte del tratamiento de datos

Aparte de la política de tratamiento de datos personales, este documento incluye otra serie de condiciones que cualquier sitio web debe informar a sus usuarios:

• Política de propiedad intelectual: informa al usuario que el contenido del sitio web o aplicación pertenece al propietario del mismo, y los usos que puede hacer de tal contenido según el acceso o servicios sean gratuitos o no.
• Política de moderación: informa al usuario las normas de comportamiento que debe tener al participar en el sitio web o aplicación, así como las facultades que tiene el propietario para eliminar, modificar, rechazar y en general controlar el contenido aportado por los usuarios.
• Calidad de la información proporcionada: informa al usuario que el propietario del sitio o aplicación no garantiza la veracidad o actualidad de la información proporcionada y que se pueden presentar errores o imprecisiones en el contenido presentado. Sin embargo, se debe anotar que esto no aplica para la propaganda, ofertas o promociones, pues la información que se dé sobre productos, bienes o servicios para su adquisición por parte de los consumidores debe ser veraz y suficiente.
• Política de cookies: informa al usuario qué son cookies, la forma de desactivarlas en caso de no autorizar su uso por parte del sitio web y los beneficios de permitir su funcionamiento.
• Además de información acerca de las medidas de seguridad del sitio o aplicación para preservar la información del usuario, los canales de atención, los términos de respuesta de las peticiones, entre otros.

Este conjunto de normas que regulan el uso de la información de los usuarios por parte del sitio o aplicación permiten a su propietario operarlo de conformidad con la legislación colombiana.

No es una política de cookies

Una política de cookies informa a los usuarios acerca de qué son las cookies, para qué las usa el sitio web y cómo pueden eliminarse si así se desea. En caso de que lo que se busque es una política de cookies se debe diligenciar el documento de Política de Cookies.

La política de tratamiento de datos no es lo mismo que los términos y condiciones generales o términos de compra-venta

Mientras que la política de privacidad informa a los visitantes y usuarios del sitio los usos que se le dará a su información personal, los términos de compra-venta de un sitio indican las normas y condiciones bajo las cuales se regulan las compras que se hagan en el sitio o aplicación. Este documento no está adaptado para éste último caso.

Cuándo cumplir con la regulación europea de protección de datos: GDPR

La Unión Europea estableció mediante el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) sus reglas para la protección de los datos recolectados por compañías establecidas en su jurisdicción o recolectados de ciudadanos europeos. Quien realice el tratamiento de datos está obligado a cumplir con lo establecido en el GDPR en dos circunstancias:

• Si la compañía que recolecta los datos o la que realiza el procesamiento están domiciliadas dentro de la Unión Europea.
• Compañías no domiciliadas en la Unión Europea pero que ofrecen bienes o servicios a personas en la Unión Europea para los cuales se solicita algún tipo de información personal.

Por ejemplo, una página cuyo propietario se domicilia en Colombia ofrece servicios de redacción de contratos personalizados en su país y los colombianos son su público objetivo. En este evento no es necesaria la adaptación al GDPR. Tampoco sería necesario si una página ofrece información a europeos sobre viajes a Latinoamérica, pero no solicita ninguna información personal (nombres, direcciones, teléfono, etc). En ese caso tampoco será necesaria la adaptación a la regulación europea. Pero si la página o aplicación ofrece bienes o servicios a personas en la Unión Europea para los cuales se debe realizar algún tipo de registro, en ese caso las políticas de privacidad deben cumplir con esta normatividad. Si la página web o aplicación requiere cumplir con el GDPR puede diligenciar nuestra política de privacidad adaptada a los requisitos de la Unión Europea (inglés).

¿Cómo usar este documento?

Para diligenciar esta política de privacidad se debe proporcionar la siguiente información:

• URL o dirección del sitio web.
• Propietario del sitio web: es decir, la persona natural o jurídica (empresa, sociedad, fundación, entidad, etc) que tiene el control sobre el contenido de la página.
• Datos de contacto (dirección electrónica y telefónica) a las que cualquier usuario pueda contactarse para hacer solicitudes relacionadas con sus datos personales.
• Indicar si el sitio es apto para todo público o sólo para mayores de edad.
• Indicar si todo el contenido del sitio es de acceso gratuito o si una parte o todo se puede consultar sólo a través de un pago o suscripción.

Una vez proporcionada esta información y diligenciado el documento se debe añadir a la página web, lo que por costumbre se hace mediante un enlace en la parte inferior de la página, de tal forma que el usuario pueda consultar el texto desde cualquier sección del sitio web. Así mismo, al ingresar el usuario al sitio web o aplicación se le debe preguntar si acepta la política de tratamientos de datos personales (y de cookies) mediante un formulario o cualquier otro medio que permita almacenar la respuesta.

Legislación aplicable

Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.